A GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento está recrutando para o seu quadro pessoal, um Profissional Administrativo e Financeiro Sénior para trabalhar ao nível da cidade da Maputo.
Descrição da Vaga
- A GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento é uma empresa Alemã que oferece serviços, a nível mundial, na área da cooperação internacional para o desenvolvimento sustentável
- O Ministério Federal Alemão para Cooperação Econômica e Desenvolvimento (Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, BMZ) incumbiu à Agência Alemã para Cooperação Internacional (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH) e ao Alto Comissariado das Nações Unidas para os Refugiados (ACNUR) o projecto nacional “Support to forcibly displaced persons in Northern Mozambique”
- A província de Cabo Delgado, no norte de Moçambique é afectada por um violento conflito desde Outubro de 2017. Mais de 750 mil pessoas foram deslocadas dentro do país, a maioria nas províncias de Cabo Delgado e Nampula
- O objectivo geral do projecto nacional é de melhorar as condições de vida dos deslocados internos, refugiados e membros da população de acolhimento, especialmente mulheres e jovens, em comunidades seleccionadas no norte de Moçambique
- O/A profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projectos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa. Em suma, o/a profissional administrativo é responsável por:
- Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registos e folhas de ponto, gestão de férias, etc.)
- Atender às necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de intervenção
- Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa
- Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativos
Responsabilidades
Coordenação
- Assegurar a disseminação e fluidez da informação entre o pessoal do nível centra e provincial do programa, parceiros e outras instituições
- Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros
Finanças
- Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento
- Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direccão do programa
- Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros
- Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.)
- Monitorar os cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agencia)
- Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa
- Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa
- Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes
- Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa
- Interagir com o contabilista da GIZ Agencia sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente após o fecho
- Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correcção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna
- Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros
- Garantir eficiência no uso dos recursos do programa
Administração Geral
- Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes)
- Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos
- Divulgar informação administrativa entre GIZ Agencia e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração
- Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos, etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ)
- Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ
- Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro do Programa
- Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos
- Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa
- Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas
- Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos
- Responder as questões administrativas internas e externas dos programas
- Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade
- Garantir a informação a GIZ Agencia sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras
- Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros
Recursos Humanos
- Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento
- Coordenar junto com a Agencia a actualização de contratos de trabalho novos e antigos
- Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores e do empregador
- Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS)
- Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa
- Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde
- Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ
Tarefas Adicionais
- O/A profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direcção do programa
Requisitos
- Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA)
- Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade
- Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável
- Experiência profissional na gestão ou liderança equipas
- Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento
- Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ é uma vantagem
- Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros
- Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto
- Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação
- Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa. O conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional
- Boa gestão e capacidade de organização
Como se Candidatar
Para se candidatar a vaga de Profissional Administrativo e Financeiro Sénior , Envie um email para [email protected] e indique o assunto “Profissional Administrativo e Financeiro Sénior”.
Local: Maputo
Validade: Esse consurso é válido até o dia 5 de Agosto de 2022.
Exigências
- Carta de apresentação
- Curriculum vitae
- Pelo menos 3 referências